ใบลดหนี้ (Credit Note) และใบเพิ่มหนี้ (Debit Note) คืออะไร ออกเมื่อไหร่

เมื่อธุรกรรมซื้อขายเกิดข้อผิดพลาดหรือมีการปรับเปลี่ยนมูลค่าหลังออกใบกำกับแล้ว เจ้าของกิจการต้องรู้จักเครื่องมือสองอย่างนี้ ใบลดหนี้ (Credit Note) ใช้เมื่อต้องการลดมูลค่าตามใบกำกับเดิม ส่วน ใบเพิ่มหนี้ (Debit Note) ใช้เมื่อต้องการเรียกเก็บเพิ่มเติมเหนือกว่าที่ออกไปแล้ว ทั้งสองมีผลต่อภาษีมูลค่าเพิ่ม (VAT) และบัญชีโดยตรง การออกเอกสารไม่ถูกต้องหรือไม่ออกเลยอาจทำให้ภาษีซื้อ-ภาษีขายคลาดเคลื่อนและถูกประเมินย้อนหลังได้

ใบลดหนี้ (Credit Note) คืออะไร ออกเมื่อไหร่

ผู้ขายออกใบลดหนี้ให้ผู้ซื้อเพื่อลดมูลค่าตามใบกำกับภาษีที่เคยออกไปแล้ว สาเหตุที่พบบ่อยในธุรกิจ SME ได้แก่

• สินค้าชำรุดหรือไม่ตรงสเปก — ผู้ซื้อส่งคืนสินค้าบางส่วนหรือทั้งหมด ผู้ขายต้องออกใบลดหนี้เพื่อปรับยอดให้ตรงกับของที่ส่งจริง
• ส่วนลดที่ตกลงกันภายหลัง — เช่น ชำระเร็วกว่ากำหนดแล้วได้รับส่วนลดพิเศษ หรือโปรโมชันที่ตกลงกันทีหลัง
• ราคาในใบกำกับเดิมสูงกว่าที่ควร — เกิดจากความผิดพลาดในการออกเอกสาร
• ยกเลิกรายการบางส่วน — เช่น งานบริการที่ไม่ได้ให้ครบตามขอบเขตสัญญา

ฝั่งผู้ซื้อที่จดทะเบียน VAT เมื่อได้รับใบลดหนี้จากผู้ขาย ต้องนำไปลดภาษีซื้อ (Input Tax) ในรายงานภาษีซื้อของเดือนที่ได้รับเอกสาร

ใบเพิ่มหนี้ (Debit Note) คืออะไร ออกเมื่อไหร่

ผู้ขายออกใบเพิ่มหนี้เมื่อต้องการเรียกเก็บเพิ่มเติมเหนือจากใบกำกับเดิม โดยไม่ต้องออกใบกำกับใหม่ทั้งฉบับ ตัวอย่างที่พบบ่อย ได้แก่

• ราคาสินค้าหรือบริการเพิ่มขึ้นหลังทำสัญญา — เช่น ต้นทุนวัตถุดิบปรับขึ้นและสัญญาระบุให้ส่งผ่านต้นทุนได้
• ค่าบริการหรือค่าขนส่งเพิ่มเติม — ที่ตกลงกันภายหลังจากออกใบกำกับไปแล้ว
• จำนวนสินค้าส่งเกินและผู้ซื้อยืนยันรับไว้ — แต่ใบกำกับเดิมระบุจำนวนน้อยกว่า

ผู้ซื้อที่จดทะเบียน VAT เมื่อได้รับใบเพิ่มหนี้ ต้องนำไปเพิ่มภาษีซื้อในรายงานภาษีซื้อของเดือนนั้น

รายการที่ต้องมีสำหรับผู้จดทะเบียน VAT

ตามประมวลรัษฎากร ใบลดหนี้และใบเพิ่มหนี้ที่ใช้ปรับ VAT ต้องระบุข้อมูลครบดังนี้

• คำว่า "ใบลดหนี้" หรือ "ใบเพิ่มหนี้" อย่างชัดเจนในเอกสาร
• ชื่อ ที่อยู่ และเลขประจำตัวผู้เสียภาษีของผู้ออก
• ชื่อและที่อยู่ของผู้รับ
• วันที่ออกเอกสาร
• เลขที่และวันที่ใบกำกับภาษีเดิม ที่เอกสารนี้อ้างถึง
• สาเหตุที่ออก — ระบุให้ชัดว่าเหตุใดจึงปรับมูลค่า
• มูลค่าที่เปลี่ยนแปลงและ VAT ที่ปรับตาม — แยกให้ชัดระหว่างมูลค่าก่อนภาษีและตัวเลข VAT

ไม่แน่ใจว่าควรออกใบลดหนี้หรือใบเพิ่มหนี้ หรือต้องการตรวจสอบรายงาน VAT ให้ถูกต้อง ปรึกษา CKH Accounting ได้เลย

บทความนี้เป็นแนวทางทั่วไปเกี่ยวกับใบลดหนี้และใบเพิ่มหนี้สำหรับผู้จดทะเบียน VAT (อัปเดต พ.ศ. 2569) รายละเอียดอาจแตกต่างกันตามกรณี โปรดปรึกษาผู้สอบบัญชีรับอนุญาตก่อนนำไปใช้จริง