เงินสดย่อย (Petty Cash) วางระบบ Imprest คุมเงินสดออฟฟิศไม่ให้รั่ว
ทุกออฟฟิศมีค่าใช้จ่ายเล็ก ๆ น้อย ๆ ที่ต้องจ่ายด้วยเงินสดทันที เช่น ค่าแท็กซี่ ค่าไปรษณีย์ ค่ากาแฟรับรองลูกค้า หรือของใช้สำนักงานเล็กน้อย หากปล่อยให้พนักงานหยิบเงินจากลิ้นชักโดยไม่มีระบบ เงินจะรั่วไหลและตรวจสอบย้อนหลังไม่ได้ การตั้ง เงินสดย่อย (Petty Cash) พร้อมระบบควบคุมที่ดีช่วยให้ SME คุมเงินสดก้อนเล็กได้อย่างเป็นระเบียบ บทความนี้สรุปว่าเงินสดย่อยคืออะไร วางระบบ Imprest อย่างไร และต้องเช็กอะไรบ้างก่อนเงินหาย
เงินสดย่อยคืออะไร ทำไม SME ต้องมีระบบ
เงินสดย่อยคือเงินสดจำนวนหนึ่งที่กิจการกันไว้ให้ผู้รับผิดชอบ (Custodian) ถือไว้สำหรับจ่ายค่าใช้จ่ายเบ็ดเตล็ดที่มีมูลค่าน้อยและต้องจ่ายทันที โดยไม่ต้องเขียนเช็คหรือโอนเงินทุกครั้ง ประโยชน์หลักของการมีระบบมีดังนี้
- ลดงานเอกสารและความล่าช้า — ค่าใช้จ่ายเล็กน้อยจ่ายได้ทันทีโดยไม่ต้องรอรอบเบิกจ่ายใหญ่
- คุมเพดานค่าใช้จ่าย — กำหนดวงเงินรวมและเพดานต่อรายการไว้ชัด ป้องกันการจ่ายก้อนใหญ่ผ่านเงินสด
- ตรวจสอบย้อนหลังได้ — ทุกการจ่ายมีใบสำคัญจ่ายเงินสดย่อย (petty cash voucher) แนบใบเสร็จ ทำให้รู้ว่าเงินไปไหน
- แยกหน้าที่ลดความเสี่ยงทุจริต — ผู้ถือเงินสดควรเป็นคนละคนกับผู้บันทึกบัญชีและผู้อนุมัติ
ระบบ Imprest หัวใจของการคุมเงินสดย่อย
ระบบที่นิยมที่สุดคือ ระบบเงินสดย่อยแบบจำกัดวงเงิน (Imprest System) หลักการคือกำหนดวงเงินตั้งต้นคงที่ เช่น 5,000 บาท เมื่อเงินสดร่อยหรอจึงเบิกชดเชยเท่ากับยอดที่จ่ายออกไป ผลคือ เงินสดที่เหลือ + ใบสำคัญจ่าย จะเท่ากับวงเงินตั้งต้นเสมอ ทำให้กระทบยอดและตรวจสอบง่าย จุดสำคัญคือบันทึกค่าใช้จ่ายตอนเบิกชดเชย ไม่ใช่ตอนจ่ายย่อยทีละครั้ง
- กำหนดวงเงินตั้งต้นและแต่งตั้งผู้รับผิดชอบ — ตั้งวงเงินให้พอใช้ราว 2–4 สัปดาห์ และมอบหมายผู้ถือเงิน (custodian) เพียงคนเดียว
- วางกฎการเบิกจ่าย — กำหนดเพดานต่อรายการและประเภทค่าใช้จ่ายที่จ่ายผ่านเงินสดย่อยได้ รายการใหญ่ให้จ่ายผ่านธนาคารแทน
- ออกใบสำคัญจ่ายทุกครั้ง — แต่ละครั้งที่จ่ายต้องมีใบสำคัญจ่ายเงินสดย่อยพร้อมแนบใบเสร็จ/บิล และลายเซ็นผู้รับเงิน
- กระทบยอดและขออนุมัติก่อนเบิกชดเชย — เมื่อเงินใกล้หมด รวมยอดใบสำคัญจ่าย ตรวจให้ตรงกับเงินที่หายไป แล้วเสนออนุมัติ
- เบิกชดเชยและบันทึกบัญชี — เบิกชดเชยเท่ายอดที่จ่ายไป บันทึก Dr ค่าใช้จ่ายแต่ละประเภท / Cr เงินฝากธนาคาร ทำให้เงินสดย่อยกลับมาเท่าวงเงินตั้งต้น
ลองคำนวณเงินสดย่อยคงเหลือและผลต่าง
ใส่ตัวเลขเพื่อตรวจว่าเงินสดที่นับได้จริงตรงกับที่ควรเหลือหรือไม่ จะได้รู้ว่ามีเงินขาดหรือเกิน
ใส่วงเงินตั้งต้น ยอดใบสำคัญจ่ายรวม และเงินสดที่นับได้จริง เพื่อหาเงินขาด/เกิน
- เงินสดที่ควรเหลือตามบัญชี—
- ผลต่าง เงินเกิน / (เงินขาด)—
ผลลบ = เงินขาด ต้องหาสาเหตุก่อนเบิกชดเชย / ผลบวก = เงินเกิน — ทั้งสองกรณีให้บันทึกผลต่างเป็นบัญชีเงินสดขาด-เกิน (cash over and short) และตรวจสอบทุกครั้ง
เช็กลิสต์คุมเงินสดย่อยไม่ให้รั่ว
ติ๊กไล่ทีละข้อ เพื่อให้ระบบเงินสดย่อยรัดกุมและตรวจสอบได้
- กำหนดวงเงินรวมและเพดานต่อรายการเป็นลายลักษณ์อักษร
- แต่งตั้งผู้รับผิดชอบเงินสดเพียงคนเดียว และแยกจากผู้บันทึกบัญชี
- ทุกการจ่ายต้องมีใบสำคัญจ่ายแนบใบเสร็จ/บิลและลายเซ็นครบ
- ห้ามนำเงินสดย่อยไปให้พนักงานยืมหรือสำรองจ่ายเรื่องส่วนตัว
- ตรวจนับเงินสดกะทันหันเป็นระยะ และกระทบยอดทุกครั้งก่อนเบิกชดเชย
อยากวางระบบเงินสดย่อยและการควบคุมภายในให้รัดกุมตั้งแต่ต้น ปรึกษา CKH Accounting ได้เลย เราช่วยออกแบบขั้นตอน เอกสาร และวิธีบันทึกบัญชีให้เหมาะกับขนาดธุรกิจของคุณ
บทความนี้เป็นแนวทางทั่วไปเกี่ยวกับการวางระบบเงินสดย่อยและการควบคุมภายใน (อัปเดต พ.ศ. 2569) วงเงินและรายละเอียดการบันทึกบัญชีอาจแตกต่างกันตามขนาดและลักษณะธุรกิจ โปรดปรึกษาผู้สอบบัญชีรับอนุญาตก่อนนำไปใช้จริง
มีคำถามเกี่ยวกับบัญชีหรือภาษี? ปรึกษาผู้สอบบัญชีรับอนุญาตได้ฟรี
ปรึกษาฟรี