ค่าเบี้ยเลี้ยง–ค่าเดินทางพนักงานนอกสถานที่ เบิกยังไง บริษัทลงรายจ่ายได้ ไม่เสียภาษี
เมื่อ SME ส่งพนักงานออกไปพบลูกค้าต่างจังหวัด ไปอบรม หรือไปติดต่องานนอกสำนักงาน บริษัทมักจ่ายค่าเบี้ยเลี้ยง ค่าพาหนะ และค่าที่พักให้ คำถามที่เจอบ่อยคือเงินก้อนนี้บริษัทนำมาหักเป็นรายจ่ายได้ไหม และพนักงานต้องนำไปรวมเสียภาษีเงินได้บุคคลธรรมดาหรือเปล่า บทความนี้สรุปหลักการให้เข้าใจง่าย เพื่อให้วางระบบการเบิกจ่ายได้ถูกต้องทั้งฝั่งบริษัทและฝั่งพนักงาน
ค่าเบี้ยเลี้ยงเดินทาง ทำไมพนักงานไม่ต้องเสียภาษี
ค่าเบี้ยเลี้ยงและค่าพาหนะที่พนักงานได้รับเพราะต้องเดินทางไปปฏิบัติงานตามหน้าที่นอกสถานที่เป็นครั้งคราว ถือเป็นเงินได้ที่ได้รับยกเว้นไม่ต้องนำมารวมคำนวณภาษีเงินได้บุคคลธรรมดา ตามมาตรา 42(1) แห่งประมวลรัษฎากร โดยกรมสรรพากรวางแนวทางปฏิบัติไว้ในคำสั่งกรมสรรพากรที่ ป.59/2538 หลักสำคัญที่ต้องเข้าใจคือ
- ต้องเป็นการเดินทางไปปฏิบัติงานตามหน้าที่จริง เป็นครั้งคราว ไม่ใช่การเดินทางส่วนตัวหรือการเดินทางจากบ้านมาที่ทำงานตามปกติ
- ถ้าเบิกไม่เกินอัตราเหมาจ่ายสูงสุดที่ทางราชการกำหนด (อิงพระราชกฤษฎีกาว่าด้วยค่าใช้จ่ายในการเดินทางไปราชการ) จะถือว่าจ่ายไปโดยสุจริตตามจำเป็น ไม่ต้องมีหลักฐานการจ่ายมาพิสูจน์
- ถ้าเบิกสูงกว่าอัตราราชการ ส่วนที่เกินต้องมีหลักฐานการจ่ายจริงมาพิสูจน์ มิฉะนั้นส่วนเกินอาจถูกถือเป็นเงินได้ที่ต้องเสียภาษีของพนักงาน
พูดง่าย ๆ คือยิ่งเบิกในกรอบอัตราราชการ ยิ่งจัดการง่ายและไม่ต้องเก็บใบเสร็จทุกใบ แต่ถ้าจ่ายแบบเหมาสูง ๆ โดยไม่มีเอกสาร อาจกลายเป็นเงินได้ที่ต้องเสียภาษี ลองเทียบสองแนวทาง
ลักษณะ: จ่ายเหมาจ่ายไม่เกินอัตราสูงสุดที่ทางราชการกำหนด มีคำสั่งให้เดินทางปฏิบัติงานชัดเจน
เอกสาร: ไม่ต้องมีใบเสร็จมาพิสูจน์ทุกใบสำหรับส่วนเบี้ยเลี้ยง แต่ควรมีคำสั่งเดินทางและใบเบิกประกอบ
ผล: พนักงานได้รับยกเว้นภาษีตามมาตรา 42(1) และบริษัทลงเป็นรายจ่ายได้
ลักษณะ: จ่ายเหมาสูงกว่าอัตราราชการ หรือจ่ายให้ทั่วไปโดยไม่เกี่ยวกับการเดินทางจริง
เอกสาร: ส่วนที่เกินต้องมีหลักฐานการจ่ายจริงมาพิสูจน์ ถ้าไม่มีก็พิสูจน์ไม่ได้
ผล: ส่วนเกินที่พิสูจน์ไม่ได้เสี่ยงถูกถือเป็นเงินได้ของพนักงานตามมาตรา 40(1) และอาจถูกตั้งคำถามฝั่งรายจ่ายบริษัท
ฝั่งบริษัท: เบิกแบบไหนถึงลงรายจ่ายได้
สำหรับบริษัท ค่าเบี้ยเลี้ยง ค่าพาหนะ และค่าที่พักที่จ่ายให้พนักงานเดินทางไปทำงาน ถือเป็นรายจ่ายเพื่อกิจการที่นำมาหักในการคำนวณกำไรสุทธิได้ แต่ต้องไม่เข้าลักษณะรายจ่ายต้องห้ามตามมาตรา 65 ตรี โดยเฉพาะรายจ่ายที่เป็นการส่วนตัวหรือพิสูจน์ผู้รับไม่ได้ สิ่งที่ควรเตรียมให้พร้อมคือ
- ระเบียบการเบิกค่าเดินทางเป็นลายลักษณ์อักษร กำหนดอัตราเบี้ยเลี้ยง ค่าที่พัก ค่าพาหนะ และเงื่อนไขการเบิกให้ชัดเจน ใช้กับพนักงานเป็นการทั่วไป
- คำสั่งหรือใบอนุมัติให้เดินทางปฏิบัติงาน ระบุวัตถุประสงค์ สถานที่ วันเวลา และผู้เดินทาง เชื่อมโยงกับงานของกิจการได้
- ใบเบิกค่าใช้จ่ายและหลักฐานการจ่าย เช่น ใบเสร็จค่าที่พัก ค่าตั๋วโดยสาร ค่าน้ำมัน พร้อมการอนุมัติตามระเบียบ
ถ้าจ่ายเป็นเงินก้อนลอย ๆ โดยไม่มีระเบียบ ไม่มีคำสั่งเดินทาง และพิสูจน์ความเกี่ยวข้องกับกิจการไม่ได้ ก็เสี่ยงถูกมองเป็นรายจ่ายต้องห้ามที่ต้องบวกกลับเสียภาษีนิติบุคคล ลองเช็กว่าบริษัทวางระบบครบหรือยัง
- จัดทำระเบียบการเบิกค่าเบี้ยเลี้ยง ค่าพาหนะ ค่าที่พัก เป็นลายลักษณ์อักษร และแจ้งพนักงานทั่วกัน
- กำหนดอัตราเบี้ยเลี้ยงอ้างอิงกรอบอัตราราชการ เพื่อให้พนักงานได้รับยกเว้นภาษีได้สะดวก
- ออกคำสั่งหรือใบอนุมัติให้เดินทางทุกครั้ง ระบุงาน สถานที่ และวันเวลาให้ชัด
- เก็บใบเบิกและหลักฐานการจ่าย (ค่าที่พัก ตั๋วโดยสาร ค่าน้ำมัน) ให้ครบ โดยเฉพาะส่วนที่เกินอัตราราชการ
- แยกส่วนที่เกินอัตราและพิสูจน์ไม่ได้ไปรวมคำนวณภาษีหัก ณ ที่จ่าย (ภ.ง.ด.1) ของพนักงาน
ลองทดสอบความเข้าใจสักข้อ
บริษัทจ่ายค่าเบี้ยเลี้ยงให้พนักงานไปปฏิบัติงานต่างจังหวัด โดยจ่ายไม่เกินอัตราเหมาจ่ายสูงสุดที่ทางราชการกำหนด พนักงานต้องนำมารวมเสียภาษีหรือไม่?
อยากวางระเบียบการเบิกค่าเดินทางให้พนักงานได้รับยกเว้นภาษีถูกต้อง และบริษัทลงเป็นรายจ่ายได้เต็มเม็ดเต็มหน่วย ปรึกษา CKH Accounting ได้เลย เราช่วยออกแบบระเบียบการเบิกจ่าย จัดเอกสารหลักฐาน และแยกส่วนที่ต้องเสียภาษีของพนักงานให้สอดคล้องกับกฎหมาย
บทความนี้เป็นแนวทางทั่วไปเกี่ยวกับการปฏิบัติทางภาษีของค่าเบี้ยเลี้ยงและค่าเดินทางพนักงาน (อ้างอิงประมวลรัษฎากร มาตรา 42(1), มาตรา 40(1), มาตรา 65 ตรี และคำสั่งกรมสรรพากรที่ ป.59/2538; อัปเดต พ.ศ. 2569) อัตราและเงื่อนไขอาจเปลี่ยนแปลงได้ โปรดตรวจสอบกับกรมสรรพากรหรือปรึกษาผู้สอบบัญชีรับอนุญาตก่อนนำไปใช้จริง
มีคำถามเกี่ยวกับบัญชีหรือภาษี? ปรึกษาผู้สอบบัญชีรับอนุญาตได้ฟรี
ปรึกษาฟรี