เก็บเอกสารทางบัญชีกี่ปีถึงทิ้งได้

การเก็บเอกสารบัญชี/ภาษีตามที่กฎหมายกำหนดเป็นเรื่องสำคัญ — หากสรรพากรเรียกตรวจย้อนหลังต้องมีหลักฐานครบ ทิ้งเร็วเสี่ยงโดนปรับและต้องจ่ายภาษีตามใจสรรพากร เพราะไม่มีเอกสารโต้แย้ง

ระยะเวลาเก็บตามกฎหมายต่าง ๆ

• เอกสารบัญชี (พ.ร.บ. การบัญชี 2543): ขั้นต่ำ 5 ปี นับจากวันที่ปิดบัญชี (กรณีจำเป็น อธิบดีกรมพัฒนาธุรกิจฯ อาจสั่งให้เก็บได้ถึง 7 ปี)
• เอกสารทางภาษี (ป.รัษฎากร): 5 ปี นับจากวันยื่นแบบ (สรรพากรประเมินย้อนหลังได้ภายในนี้ — กรณีไม่ยื่นเลยขยายถึง 10 ปี)
• ใบกำกับภาษี VAT: 5 ปี ตามกฎหมายภาษี (แนะนำเก็บ 10 ปีเพื่อความปลอดภัย)
• เอกสารสัญญาสำคัญ (สัญญาเช่า/ซื้อขาย/กู้): ตลอดอายุสัญญา + 5 ปีหลังหมดสัญญา
• เอกสารพนักงาน: ทะเบียนลูกจ้าง/สัญญาจ้าง — เก็บตลอดอายุงาน + 2 ปีหลังพนักงานออก (อายุความฟ้องร้อง)
• เอกสารคดี/พิพาท: เก็บไว้จนคดีสิ้นสุด + 5 ปี

วิธีจัดเก็บที่ดี — ทั้งกระดาษและดิจิทัล

• แยกแฟ้มตามปี + ประเภทเอกสาร (รายรับ/รายจ่าย/VAT/เงินเดือน)
• สแกนเก็บเป็นไฟล์ดิจิทัล — กรมสรรพากรยอมรับ e-Document เป็นหลักฐานได้ตามประกาศ
• สำเนาสำรอง (Cloud/External Drive) ป้องกันไฟไหม้/น้ำท่วม
• ตั้งวัน "Cleanup Day" ปลายปี — ตรวจสอบและทิ้งเอกสารที่หมดอายุการเก็บ
• ทำทะเบียนเอกสารระบุว่าเก็บอะไรไว้บ้าง + ที่ตั้งของแฟ้ม

เก็บเอกสารดี = หลับสบาย — ปรึกษานักบัญชีเพื่อวางระบบเก็บที่เหมาะกับขนาดธุรกิจ และเลือกแพลตฟอร์ม e-Document ที่กรมสรรพากรยอมรับ

มีคำถามเพิ่มเติม? ปรึกษาทีม CKH Accounting ได้ฟรี

ข้อมูลนี้เป็นแนวทางทั่วไป (อัปเดต พ.ศ. 2569) มาตรฐาน/อัตราอาจต่างกันตามลักษณะธุรกิจและประกาศล่าสุด — โปรดปรึกษาผู้สอบบัญชีก่อนนำไปปฏิบัติจริง