ใช้บัตรเครดิตส่วนตัวจ่ายค่าบริษัท ลงบัญชียังไง

การจ่ายค่าใช้จ่ายบริษัทผ่านบัตรเครดิตส่วนตัวเป็นเรื่องปกติของ SME — แต่ต้อง ทำเอกสารเบิกคืน (Reimbursement)ให้ครบ เพื่อให้บริษัทใช้เป็นค่าใช้จ่ายและเครดิตภาษีซื้อได้

ขั้นตอนที่ถูกต้อง

• ขอใบกำกับภาษี/ใบเสร็จในนามบริษัท (ชื่อ + เลข 13 หลัก + ที่อยู่) — ไม่ใช่นามตัวเอง
• ทำเอกสารเบิกคืน (Expense Report) ระบุรายการ จำนวน วันที่ ใบเสร็จแนบ
• บันทึก: เดบิตค่าใช้จ่าย / เครดิตเจ้าหนี้-เงินทดรองพนักงาน
• โอนเงินคืนจากบัญชีบริษัทเข้าส่วนตัว — เก็บ Slip การโอนเป็นหลักฐาน
• ภาษีซื้อ — ใบกำกับต้องในนามบริษัทถึงเครดิตได้ (ใบกำกับภาษีอย่างย่อ เช่น สลิปร้านค้าปลีก ใช้เครดิตภาษีซื้อไม่ได้ เพราะไม่มีชื่อ-ที่อยู่ผู้ซื้อ)

จุดที่พลาดบ่อยและทิปประหยัด

ปัญหาที่พบบ่อย — พนักงาน/กรรมการ ลืมขอใบกำกับในนามบริษัท ตอนซื้อ พอกลับมาแก้ไม่ได้ บริษัทเสียค่าใช้จ่ายทั้งที่จ่ายจริงแต่ใช้ทางภาษีไม่ได้ ทางแก้คือ ทำนโยบายชัดว่าทุกใบเสร็จ/ใบกำกับเกิน 5,000 บาทต้องอยู่ในนามบริษัทเท่านั้น และมีระบบเบิกคืนใน 7 วัน อีกประเด็น — บางบริษัทใช้บัตรเครดิต นิติบุคคล (Corporate Card) แทนเพื่อตัดปัญหาเอกสารและลดเวลาเบิกคืน + ได้คะแนนสะสมเข้าบริษัท ระวังเรื่อง ค่าใช้จ่ายส่วนตัวปนกับบริษัทบนบัตรเดียวกัน — สรรพากรอาจตีว่าเป็นรายจ่ายต้องห้ามทั้งใบ

ถ้าบริษัทมีค่าใช้จ่ายผ่านบัตรส่วนตัวบ่อย ๆ ควรปรึกษาผู้สอบบัญชีเรื่องการจัดทำระบบเบิกคืน

มีคำถามเพิ่มเติม? ปรึกษาทีม CKH Accounting ได้ฟรี

ข้อมูลนี้เป็นแนวทางทั่วไป (อัปเดต พ.ศ. 2569) อัตรา/เกณฑ์อาจเปลี่ยนแปลงตามประกาศกรมสรรพากรหรือกฎหมายที่เกี่ยวข้อง — โปรดปรึกษาผู้สอบบัญชีก่อนนำไปปฏิบัติจริง