ใบกำกับภาษีหาย ทำยังไง ขอใบแทนใบกำกับภาษีให้ใช้เป็นภาษีซื้อได้
ในการดำเนินธุรกิจ ใบกำกับภาษีซื้อคือหลักฐานสำคัญที่ใช้ขอคืนหรือเครดิตภาษีซื้อ แต่บ่อยครั้งเอกสารตัวจริงเกิดสูญหาย ถูกน้ำท่วม ไฟไหม้ หรือชำรุดจนอ่านไม่ออก เจ้าของกิจการหลายคนเข้าใจผิดว่าเมื่อใบกำกับภาษีหายแล้วต้องตัดสิทธิภาษีซื้อทิ้งไปเลย ความจริงคือประมวลรัษฎากรเปิดทางให้ขอ ใบแทนใบกำกับภาษี จากผู้ขายได้ และใบแทนที่ออกถูกต้องใช้เป็นภาษีซื้อได้เหมือนตัวจริง บทความนี้สรุปว่าต้องทำอะไรเมื่อใบกำกับภาษีหาย และเงื่อนไขที่ทำให้ใบแทนใช้ได้จริง
ใบกำกับภาษีหายแล้วเกิดอะไรขึ้น
ปัญหาไม่ได้อยู่ที่ตัวภาษี แต่อยู่ที่หลักฐาน เพราะการขอคืนหรือนำภาษีซื้อมาหักต้องมีใบกำกับภาษีตัวจริงประกอบ หากทำหายแล้วไม่ดำเนินการให้ถูกต้องอาจกระทบสิทธิได้
- ไม่ใช่จุดจบของภาษีซื้อ — ตามมาตรา 86/12 แห่งประมวลรัษฎากร ผู้ซื้อที่ทำใบกำกับภาษีสูญหาย ถูกทำลาย หรือชำรุดในสาระสำคัญ มีสิทธิร้องขอ "ใบแทนใบกำกับภาษี" จากผู้ขายได้
- ผู้ขายมีหน้าที่ต้องออกให้ — เมื่อได้รับการร้องขอ ผู้ประกอบการจดทะเบียนที่เคยออกใบกำกับภาษีนั้นมีหน้าที่ออกใบแทนให้ ไม่ใช่เรื่องที่ปฏิเสธได้ตามอำเภอใจ
- ไม่ต้องแจ้งความก่อนก็ได้ — ประกาศอธิบดีกรมสรรพากรเกี่ยวกับภาษีมูลค่าเพิ่ม (ฉบับที่ 36) ไม่ได้กำหนดให้ต้องแจ้งความเป็นเงื่อนไขในการขอใบแทน แม้การแจ้งความหรือทำบันทึกไว้จะช่วยเป็นหลักฐานยืนยันสาเหตุการสูญหาย
ขั้นตอนเมื่อใบกำกับภาษีหายหรือชำรุด
สิ่งที่ควรทำคือรีบติดต่อผู้ขายเพื่อขอใบแทน และตรวจให้แน่ใจว่าใบแทนมีรายการครบตามที่กฎหมายกำหนด ก่อนนำไปใช้เป็นภาษีซื้อ
- ตรวจสอบและบันทึกเหตุที่หาย — ระบุว่าใบกำกับภาษีฉบับใดหาย (เลขที่ วันที่ ชื่อผู้ขาย จำนวนเงิน) ทำบันทึกภายในไว้เป็นหลักฐาน จะแจ้งความเพิ่มเพื่อความรอบคอบก็ได้
- ติดต่อผู้ขายเพื่อขอใบแทน — แจ้งผู้ขายที่ออกใบกำกับภาษีฉบับนั้นว่าต้องการใบแทน เพราะผู้ขายมีหน้าที่ต้องออกให้ตามมาตรา 86/12
- ผู้ขายถ่ายสำเนาและบันทึกรายการ — ผู้ขายถ่ายสำเนาใบกำกับภาษีเดิม แล้วบันทึกข้อความที่กฎหมายกำหนดลงในภาพถ่ายหรือด้านหลัง พร้อมลงลายมือชื่อผู้ออกใบแทน
- ผู้ขายบันทึกในรายงานภาษีขาย — ผู้ขายต้องบันทึกการออกใบแทนในรายงานภาษีขายของเดือนที่ออก โดยระบุชื่อผู้ซื้อ เลขที่/เล่มที่และวันที่ของเอกสารเดิม
- ผู้ซื้อนำใบแทนไปใช้เป็นภาษีซื้อ — เมื่อได้ใบแทนที่ออกถูกต้องครบถ้วน ผู้ซื้อใช้เป็นภาษีซื้อได้เหมือนใบกำกับภาษีตัวจริง โดยถือเป็นภาษีซื้อของเดือนที่ระบุในเอกสารเดิม
ใบแทนใบเพิ่มหนี้และใบแทนใบลดหนี้ก็ใช้หลักเกณฑ์เดียวกัน ส่วนกรณีใบกำกับภาษีอย่างย่อจากเครื่องบันทึกการเก็บเงิน (POS) ที่หายนั้น โดยปกติใช้เป็นภาษีซื้อไม่ได้อยู่แล้ว จึงไม่กระทบสิทธิเหมือนใบกำกับภาษีเต็มรูป
เช็กลิสต์ใบแทนใบกำกับภาษีให้ถูกต้อง
ก่อนรับใบแทนมาเก็บเป็นหลักฐาน ติ๊กไล่ทีละข้อว่ามีรายการครบตามประกาศฉบับที่ 36 หรือไม่ เพราะถ้าขาดอาจถูกโต้แย้งสิทธิภาษีซื้อ
- เป็นภาพถ่าย/สำเนาของใบกำกับภาษีตัวจริงฉบับที่หายหรือชำรุด
- มีข้อความ "ใบแทนออกให้ครั้งที่" กำกับไว้ชัดเจน
- ระบุ วัน เดือน ปี ที่ออกใบแทน
- มีคำอธิบายย่อ ๆ ถึงสาเหตุที่ออกใบแทน
- มีลายมือชื่อของผู้ออกใบแทน (ผู้ขาย)
ใบกำกับภาษีหายไม่ใช่เรื่องใหญ่ถ้ารู้วิธีจัดการ แต่ถ้าปล่อยไว้หรือใช้เอกสารที่ออกไม่ถูกต้อง อาจถูกประเมินภาษีซื้อย้อนหลังได้ อยากวางระบบเก็บเอกสารและจัดการใบแทนให้รัดกุม ปรึกษา CKH Accounting ได้เลย เราช่วยตรวจความถูกต้องของใบกำกับภาษีและเตรียมเอกสารให้พร้อมรับการตรวจสอบ
บทความนี้เป็นแนวทางทั่วไปอ้างอิงประมวลรัษฎากร มาตรา 86/12 และประกาศอธิบดีกรมสรรพากรเกี่ยวกับภาษีมูลค่าเพิ่ม (ฉบับที่ 36) (อัปเดต พ.ศ. 2569) วิธีปฏิบัติและผลทางภาษีอาจแตกต่างตามข้อเท็จจริงของแต่ละกิจการ โปรดปรึกษาผู้สอบบัญชีรับอนุญาตก่อนดำเนินการจริง
มีคำถามเกี่ยวกับบัญชีหรือภาษี? ปรึกษาผู้สอบบัญชีรับอนุญาตได้ฟรี
ปรึกษาฟรี