เกณฑ์คงค้าง (Accrual) กับเกณฑ์เงินสด (Cash Basis) ต่างกันยังไง SME ควรใช้แบบไหน

เจ้าของธุรกิจหลายคนสงสัยว่า "ทำไมงบบอกว่ากำไร แต่เงินในบัญชีไม่เห็นมี" หรือ "ทำไมยอดขายที่ยังไม่ได้เก็บเงินถึงถูกนับเป็นรายได้แล้ว" คำตอบอยู่ที่ "เกณฑ์การบันทึกบัญชี" ซึ่งมีสองแบบหลักคือเกณฑ์คงค้าง (Accrual Basis) และเกณฑ์เงินสด (Cash Basis) สองเกณฑ์นี้ต่างกันตรงจังหวะที่รับรู้รายได้และค่าใช้จ่าย และส่งผลต่อหน้าตาของงบการเงินโดยตรง เข้าใจเรื่องนี้แล้วจะอ่านงบของตัวเองได้ชัดขึ้นมาก

สองเกณฑ์ต่างกันตรงไหน

หัวใจของความต่างคือ "รับรู้ตอนไหน" ระหว่างตอนที่เกิดรายการจริงกับตอนที่เงินเข้า–ออกกระเป๋า

• เกณฑ์คงค้าง (Accrual) รับรู้รายได้เมื่อ "ส่งมอบสินค้าหรือให้บริการเสร็จ" และรับรู้ค่าใช้จ่ายเมื่อ "เกิดรายการนั้นขึ้น" ไม่ว่าจะได้รับหรือจ่ายเงินสดแล้วหรือยัง เช่น ขายเชื่อวันนี้ก็บันทึกเป็นรายได้และตั้งลูกหนี้ทันที แม้ลูกค้าจะยังไม่จ่าย
• เกณฑ์เงินสด (Cash Basis) รับรู้รายได้เมื่อ "ได้รับเงิน" และรับรู้ค่าใช้จ่ายเมื่อ "จ่ายเงิน" จริงเท่านั้น ตราบใดที่เงินยังไม่เข้า ก็ยังไม่ถือเป็นรายได้
• ผลต่องบ เกณฑ์คงค้างสะท้อนผลการดำเนินงานของงวดได้ตรงกว่า เพราะจับคู่รายได้กับค่าใช้จ่ายของงวดเดียวกัน (Matching) ส่วนเกณฑ์เงินสดเข้าใจง่ายและใกล้เคียงกระแสเงินสด แต่บิดเบือนภาพกำไรได้ถ้ามีการขายเชื่อหรือค่าใช้จ่ายค้างจ่ายเยอะ

SME ควรใช้แบบไหน

คำตอบขึ้นกับว่าคุณกำลังพูดถึง "งบการเงิน" หรือ "การเสียภาษี" และประกอบธุรกิจในรูปแบบไหน

• ถ้าเป็นนิติบุคคล ต้องใช้เกณฑ์คงค้าง มาตรฐานการบัญชี ฉบับที่ 1 กำหนดให้กิจการจัดทำงบการเงินตามเกณฑ์คงค้าง (ยกเว้นข้อมูลกระแสเงินสด) จึงไม่ใช่ทางเลือกแต่เป็นข้อกำหนดสำหรับงบที่ยื่นราชการ
• ภาษีเงินได้บุคคลธรรมดาใช้เกณฑ์เงินสด ตามหลักของประมวลรัษฎากร เงินได้ที่นำมาคำนวณภาษีคือเงินได้ "ที่ได้รับจริง" ในปีภาษี ไม่ใช่เพียงสิทธิที่จะได้รับในอนาคต
• ใช้ทั้งสองมุมประกอบกัน ต่อให้บันทึกบัญชีด้วยเกณฑ์คงค้าง เจ้าของก็ควรดูกระแสเงินสดควบคู่เสมอ เพราะกำไรทางบัญชีไม่เท่ากับเงินสดที่ใช้ได้จริง
• ระวังจุดที่คนมักสับสน ขายเชื่อที่ยังไม่เก็บเงินก็เป็นรายได้แล้วในเกณฑ์คงค้าง ทำให้ "กำไรมี แต่เงินยังไม่เข้า" ได้บ่อยครั้ง

อยากวางระบบบัญชีให้บันทึกตามเกณฑ์คงค้างได้ถูกต้อง พร้อมดูกระแสเงินสดควบคู่เพื่อไม่ให้ธุรกิจสะดุด ปรึกษา CKH Accounting ได้เลย เราช่วยวางระบบบันทึกบัญชี ปิดงบตามมาตรฐาน และอธิบายความต่างระหว่างกำไรกับเงินสดให้เจ้าของเข้าใจ

บทความนี้เป็นแนวทางทั่วไปเพื่อความเข้าใจภาพรวมของเกณฑ์คงค้างและเกณฑ์เงินสด (อัปเดต พ.ศ. 2569) การปฏิบัติจริงขึ้นกับรูปแบบธุรกิจและมาตรฐานการบัญชีที่ใช้ โปรดปรึกษาผู้สอบบัญชีรับอนุญาตก่อนนำไปใช้จริง