กระทบยอดเงินฝากธนาคาร (Bank Reconciliation) ทำยังไง ทำไม SME ต้องทำทุกเดือน

ทุกสิ้นเดือนยอดเงินในสมุดบัญชีของบริษัทและยอดใน Statement ธนาคารมักไม่ตรงกัน ซึ่งเป็นเรื่องปกติ แต่ถ้าปล่อยให้ผ่านไปโดยไม่หาสาเหตุ จะไม่รู้ว่ามีรายการตกหล่น รายการผิดพลาด หรือมีการทุจริตซ่อนอยู่ กระทบยอดเงินฝากธนาคาร (Bank Reconciliation) จึงเป็นงานรูทีนที่ SME ทุกรายควรทำอย่างน้อยเดือนละครั้ง

สาเหตุที่ยอดไม่ตรงกัน

ความต่างระหว่างสมุดบัญชีของบริษัทกับ Statement ธนาคาร มักเกิดจากความแตกต่างด้านเวลาและรายการที่ยังไม่ผ่าน

• เช็คที่ออกแล้วแต่ยังไม่ขึ้น — บริษัทบันทึกจ่ายแล้ว แต่ผู้รับยังไม่นำฝาก ธนาคารจึงยังไม่หัก
• เงินฝากระหว่างทาง — โอนหรือฝากเงินปลายเดือน แต่ธนาคาร Credit วันถัดไป
• ดอกเบี้ยรับ / ค่าธรรมเนียมธนาคาร — ธนาคารบันทึกโดยอัตโนมัติ แต่บัญชียังไม่รับรู้
• รายการผิดพลาด — บันทึกตัวเลขผิด หรือธนาคารเครดิต/เดบิตผิดบัญชี

ขั้นตอนกระทบยอดทีละขั้น

เมื่อได้ Statement ธนาคาร ณ สิ้นเดือน ทำตามลำดับนี้

• รวบรวมเอกสาร — Statement ธนาคารและสมุดรายวันเงินฝากธนาคารของบริษัทสำหรับงวดเดียวกัน
• เปรียบยอดยกมา — ตรวจว่ายอดยกมาตรงกับยอดปิดงวดก่อนทั้งสองฝั่ง
• ขีดฆ่ารายการที่ตรงกัน — ไล่รายการรับ/จ่าย รายการที่ตรงกันทั้งจำนวนและวันที่ให้ขีดทิ้ง
• แยกรายการค้างคืน — แบ่งเป็นสองกลุ่ม: รายการที่บัญชีมีแต่ธนาคารยังไม่มี (เช่น เช็คค้าง) และรายการที่ธนาคารมีแต่บัญชียังไม่บันทึก (เช่น ค่าธรรมเนียม)
• ปรับยอดให้ตรง — ปรับยอดธนาคาร ± รายการค้างอยู่ระหว่างทาง; ปรับยอดบัญชีบริษัท ± รายการที่ยังไม่บันทึก; ผลลัพธ์ทั้งสองฝั่งต้องเท่ากัน
• บันทึก Journal Entry — รายการที่บัญชียังไม่บันทึก เช่น ดอกเบี้ยรับ ค่าธรรมเนียม ต้องทำรายการปรับปรุงเพิ่ม
• สอบทานรายการค้างนาน — เช็คที่ค้างนานเกินสมควรควรติดตาม หรือพิจารณายกเลิกและออกใหม่

ต้องการให้ทีมบัญชีช่วยวางระบบกระทบยอดหรือตรวจสอบรายการที่ค้างอยู่? ปรึกษา CKH Accounting ได้ฟรี

ข้อมูลนี้เป็นแนวทางทั่วไป (อัปเดต พ.ศ. 2569) เพื่อประกอบความเข้าใจเบื้องต้น ขั้นตอนและแนวปฏิบัติอาจแตกต่างตามระบบบัญชีและประเภทธุรกิจ โปรดปรึกษาผู้สอบบัญชีก่อนนำไปปฏิบัติจริง